Bedrijven│Helpen als werkgever: praktische info & tools
PRAKTISCHE INFO & TOOLS HELPEN ALS WERKGEVER
Aanmelden bij Stad Genk
Binnen de tien dagen na aankomst in België zijn internationale werknemers verplicht zich aan te melden bij de gemeente waar ze verblijven. Dit geldt voor zowel werknemers als voor zelfstandigen.
Ze moeten zich aanmelden bij het gemeenteloket (Dienst Burgerzaken).
Daar doen ze of een aankomstmelding (voor een verblijf van minder dan drie maanden), of je dient een verblijfsaanvraag in. In dat laatste geval wordt er ook een adrescontrole uitgevoerd door de wijkagent.
Na goedkeuring ontvangen de internationale werknemers een verblijfskaart (bij een verblijf van meer dan drie maanden).
Als werkgever speel je een belangrijke rol bij de integratie van internationale werknemers. Een goede begeleiding voor én tijdens de start zorgt voor een goede onboarding. Jij als werkgever kan hen wegwijs maken bij het aanmeldproces en hen hiervan op de hoogte brengen. Hieronder vind je een stappenplan over hoe internationale werknemers zich bij Stad Genk kunnen aanmelden.
GOED OM TE WETEN! MAAK EEN GROEPSAFSPRAAK
Als bedrijf kan je bij Stad Genk een groepsafspraak maken om één of meerdere nieuwe internationale werknemers gelijktijdig te laten aanmelden. Je kiest het juiste type afspraak op basis van het verblijfsduur van de werknemer(s):
Let op: Je kan de afspraak zelf regelen en je medewerkers hierbij ondersteunen, maar zij moeten ook altijd persoonlijk aanwezig zijn bij de inschrijving. De registratie gebeurt namelijk op basis van hun identiteitsdocumenten en persoonlijke gegevens. Het systeem zoekt automatisch het eerst beschikbare moment. Voor afspraken die meer tijd vragen, kan de eerstvolgende datum enkele weken in de toekomst liggen.
Tijdelijk verblijf (minder dan 90 dagen)
→ Ga naar het online afsprakensysteem
→ Klik op ‘Aankomst tijdelijk verblijf’
→ Duid aan voor hoeveel personen je de afspraak maakt
→ Kies een beschikbare datum en tijdslot
→ Vul je gegevens in
→ Klik op ‘Bevestigen’
Permanent verblijf (meer dan 90 dagen)
→ Ga naar het online afsprakensysteem
→ Kies ‘Aankomst buitenland permanent verblijf’
→ Duid aan voor hoeveel personen je de afspraak maakt
→ Kies een beschikbare datum en tijdslot
→ Vul je gegevens in
→ Klik op ‘Bevestigen’
GEEN REGISTRATIEPLICHT Bij kort verblijf in een hotel of gelijkaardige accommodatie
Als iemand in een hotel, hostel of ander logementshuis verblijft dat onderworpen is aan de wetgeving betreffende de controle op reizigers, dan moeten ze zich niet aanmelden bij de gemeente.
De accommodatie registreert dan zelf de aanwezigheid van de gast via hun eigen systeem zoals wettelijk bepaald.
ADMINISTRATIEVE VERPLICHTINGEN HUISVESTING
Voor internationale werknemers is het belangrijk om een betaalbare woning of appartement te kunnen vinden.
Voorzie je zelf in huisvesting? Dat bepaart de werknemer veel stress. Zorg wel dat het pand voldoet aan de minimale kwaliteitsnormen en het conformiteitsattest. In het ideale scenario wordt het huurcontract losgekoppeld van het arbeidscontract.
Moet je werknemer zelf op zoek naar huisvesting? Maak samen met je werknemer een afspraak bij een immokantoor en ga mee naar het gesprek. Zo help jij bij het begrijpen van alle voorwaarden, documenten, afspraken en het tekenen van een huurcontract. Jouw aanwezigheid verlaagt de drempel bij zowel de verhuurder als bij de huurder.
Administratieve verplichtingen
Het openen van een Belgische bankrekening is essentieel voor het storten van het loon en de maandelijkse uitgaven. Help je werknemer bij het maken van een afspraak bij een bank en om een zichtrekening af te sluiten, want dit is als anderstalige niet eenvoudig. Zorg ervoor dat je werknemer zeker alle documenten meeneemt zoals een identiteitskaart of geldig paspoort, bewijs van adres en zijn verblijfskaart.
Een lokaal gsm-nummer is altijd handig en helpt om onverwacht hoge telefoonkosten te vermijden. Je kunt je werknemer ondersteunen bij het aankopen van een prepaid-simkaart in een winkel of bij het afsluiten van een gsm-abonnement die aangepast is aan zijn noden en behoeften (nationaal en internationaal). Voor een abonnement is een identiteitsbewijs verplicht, aangezien de provider de identiteit moet verifiëren.
Heeft je werknemer kinderen? Dan is een inschrijving bij een school uiteraard belangrijk. Je kunt hierbij helpen door contact op te nemen met lokale scholen of hem/haar te adviseren bij welke scholen ze hun kind(eren) kunnen inschrijven. Daarnaast kun je je werknemer begeleiden bij het maken van een inschrijvingsafspraak en helpen met de administratie. Zo verloopt de inschrijving vlot en krijgen de kinderen snel toegang tot onderwijs.
De aansluiting bij een ziekenfonds is zeer belangrijk voor toegang tot gezondheidszorg in België. Zodra iemand langer dan drie maanden in België komt werken, is hij verplicht zich in te schrijven bij de mutualiteit hier in België.
Doet men dit niet, is de kans groot dat hij schulden opbouwt zodra hij ziek wordt. Begeleid daarom je nieuwe werknemer bij het kiezen van een mutualiteit en het invullen van de nodige formulieren.
Een vaste huis- en tandarts zijn belangrijk voor medische opvolging. Zoek samen naar praktijken in de buurt en help bij het inschrijvingsproces. Leg ook uit hoe het afsprakensysteem in België werkt: een consultatie gebeurt meestal op afspraak en het is niet gebruikelijk om zonder afspraak bij een dokter langs te gaan
Gezinnen van internationale werknemers kunnen recht hebben op het Groeipakket (kindergeld e.a.). Je kunt hen ondersteunen bij de aanvraag via uitbetalingsinstellingen zoals Parentia of FONS.
Help hen met het verzamelen van alle administratieve documenten zoals verblijfsdocumenten, identiteitsbewijzen van de kinderen,... voor een vlotte aansluiting.
Help internationale werknemers bij hun integratie
Stel een buddy aan voor elke nieuwe werknemer
Koppel aan elke nieuwe werknemer op de werkvloer een buddy. Een buddy is een collega die iemand nieuw wegwijs maakt in het bedrijf en ondersteunt bij praktische vragen. De buddy speelt ook een belangrijke rol in de sociale integratie, zowel op de werkvloer als in de samenleving. Het is een pluspunt als deze buddy de moedertaal van de werknemer spreekt, maar dit is niet noodzakelijk.
"Zorg als werkgever voor een duidelijke omschrijving van wat je van een buddy verwacht."
Bijvoorbeeld:
Het uitleggen van afspraken, procedures en gewoontes op de werkvloer;
Het begeleiden bij administratieve of praktische zaken (zoals openbaar vervoer, werk kledij, lunchpauzes,...);
Nieuwkomers betrekken bij informele momenten;
Signaleren van vragen of noden bij HR.
Een goed voorbereide buddy zorgt voor een warm welkom en helpt internationale werknemers te integreren in het bedrijf en ook een beetje in de samenleving als geheel.
Wegwijs maken in de samenleving
Als werkgever kan je je internationale medewerker helpen om hun weg te vinden in de samenleving. Dit gaat verder dan de werkvloer. Informeer hen bijvoorbeeld over het vrijetijdsaanbod in de gemeente (zoals sportclubs, bibliotheek of andere culturele activiteiten, het onderwijs, supermarkten, afvalsortering en hoe het openbaar vervoer werkt.
Deze ondersteuning kan ook via het buddy-systeem, waarbij een collega deze informatie deelt. Ook kan HR deze rol opnemen bijvoorbeeld door een infosessie te organiseren.
AGENTSCHAP INTEGRATIE & INBURGERING (AgII) TAAL EN INBURGERING
Het Agentschap Integratie en Inburgering (AgII) helpt anderstaligen nieuwkomers de weg te vinden in Vlaanderen. Het AgII biedt inburgeringstrajecten en lessen maatschappelijke oriëntatie aan.
Daarnaast begeleidt ze anderstalige nieuwkomers bij het kiezen van een geschikte taalcursus Nederlands. Trajectbegeleiders nemen nieuwkomers mee in elke stap van hun integratieproces en bespreken met hen op welke manier ze hun toekomstwensen het best kunnen realiseren.
Voor professionals geven ze juridische dienstverlening en advies over verblijfsrecht, vreemdelingenrecht en familiaal internationaal privaatrecht.
Meer info: www.vreemdelingenrecht.be
CONTACTEER AgII
Het Agentschap Integratie en Inburgering werkt enkel op afspraak in het contactpunt in Genk. Je kan ze telefonisch contacteren op werkdagen van 9 tot 12 uur en van 13.30 tot 16 uur.
Adres: Jaarbeurslaan 25, 3600 Genk
Telefoon: 02 701 70 80
E-mailadres: genk.maasland@integratie-inburgering.be
